POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Dernière mise à jour : 4 décembre 2022

 

Le site internet www.two-notes.com (ci-après dénommé le « Site Web »), est édité par la société OROSYS (ci-après dénommée « TWO NOTES »), SAS enregistrée au Registre du commerce et des sociétés de MONTPELLIER sous le numéro 501 883 078, et dont le siège social est 76 rue de la Mine, 34980 SAINT-GELY-DU-FESC, FRANCE.

Coordonnées du responsable de traitement :

TWO NOTES est responsable de la collecte et du traitement des données à caractère personnel des Clients. 

Si un Client a des questions ou des remarques sur la manière dont TWO NOTES collecte et traite ses données à caractère personnel, ou s’il souhaite exercer l’un quelconque de ses droits relatifs à ses données à caractère personnel, le Client peut contacter TWO NOTES aux coordonnées suivantes :

OROSYS 
76, rue de la Mine
34980 SAINT-GELY-DU-FESC
FRANCE
Email: contact@orosys.fr
Phone number: +33 (0)4 84 25 09 10. 
From Monday to Friday (9:00 am – 6:00 pm), working days

Objet de la Politique de Confidentialité :

La présente Politique de Confidentialité, (ci-après dénommée la « Politique de Confidentialité »), précise les conditions dans lesquelles TWO NOTES, collecte et traite les données à caractère personnel des Clients. 

Les données collectées concernent tout utilisateur qui consulte ou passe commande sur le Site Web, (ci-après dénommé le « Client »). 

Afin de fournir au Client les produits et services demandés ainsi que d’améliorer l’expérience utilisateur sur le Site Web, TWO NOTES est susceptible de collecter ou recueillir les données à caractère personnel du Client, notamment les nom et prénom, les adresses mail et postale, le numéro de téléphone ou encore les produits favoris du Client. TWO NOTES peut collecter les données directement auprès du Client, par exemple lorsque le Client crée un compte client ou achète des produits en ligne, ou indirectement par le biais de Cookies placés sur l’équipement électronique du Client. 

Les données à caractère personnel sont collectées et traitées par TWO NOTES conformément aux lois et à la réglementation européenne applicables, et en particulier au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Catégories de données à caractère personnel collectées :

TWO NOTES collecte et traite les catégories de données à caractère personnel suivantes :

  • Données d’identification : civilité, prénom, nom, date de naissance ;
  • Données de contact : email, adresse postale, numéro de téléphone, adresses de facturation et de livraison ; 
  • Données bancaires : type de paiement (carte bancaire, Paypal…), numéro de carte bancaire partiel (123456xxxxxx1234), date d’expiration de la carte bancaire, type de carte bancaire (Visa, Master Card…), identifiants de transaction avec le service de paiement tiers (Paypal transaction ID…) ;
  • Données de transaction : produits achetés, produits favoris, historique des achats ; 
  • Données de navigation : pages et contenus consultés, durée de la navigation sur le Site Web, produits cherchés ou sélectionnés dans le panier ; 
  • Données de connexion (compte client) : mot de passe, identifiant ; 

Si le Client ne renseigne pas les données à caractère personnel signalées par un astérisque (*), cela est susceptible d’affecter les produits et services fournis par TWO NOTES. 

Le Client reconnaît que, en fournissant volontairement des données à caractère personnel, il accepte que ces données soient traitées dans les conditions et pour l’ensemble des finalités indiquées-ci après.

Finalités et bases juridiques du traitement :

Finalités

Bases juridiques

  • Gestion des demandes (répondre aux questions, informer, interagir avec les Clients)

  • Consentement : le Client a consenti au traitement de ses données personnelles afin d’obtenir le traitement de sa demande.

  • Exécution du contrat : le traitement des données personnelles est nécessaire à l’exécution du contrat entre TWO NOTES et le Client.

  • Gestion du compte client

  • Intérêt légitime : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par TWO NOTES, à savoir améliorer et personnaliser l’expérience utilisateur, améliorer la qualité des produits et services fournis, évaluer la satisfaction des Clients, empêcher la fraude et sécuriser le Site Web.

  • Exécution du contrat : le traitement des données personnelles est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre TWO NOTES et le Client, le Client peut créer un compte client pour procéder à l’achat de produits sur le Site Web.

  • Gestion des commandes

  • Exécution du contrat : le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre TWO NOTES et le Client, pour assurer la fourniture des produits commandés, les retours et éventuelles annulations de commande.

  • Gestion des paiements

  • Définir les préférences utilisateurs

  • Intérêt légitime : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par TWO NOTES, à savoir anticiper et mieux répondre aux attentes des Clients.

  • Consentement : le Client a consenti au traitement de ses données personnelles pour certaines finalités, notamment le dépôt de Cookies sur ses équipements afin de personnaliser son expérience sur le Site Web, les produits et services proposés et les messages de prospection commerciale.

  • Newsletters et messages de prospection commerciale

  • Consentement : le Client a consenti à recevoir des newsletters et messages de prospection commerciale.

  • Gestion de la liste de désinscription

  • Obligation légale : TWO NOTES doit tenir une liste afin de supprimer les données des Clients ne souhaitant plus recevoir de messages de prospection commerciale.

  • Evaluation de la qualité des produits et services proposés à la vente (notations de produit, commentaires)

  • Intérêt légitime : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par TWO NOTES, à savoir améliorer la qualité des produits et services et satisfaire les besoins et attentes du Client.

  • Gestion des analyses d’audience et des statistiques

  • Intérêt légitime : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par TWO NOTES, à savoir évaluer les préférences des Clients pour optimiser le Site Web et déterminer les produits et services les plus demandés par les Clients.

  • Consentement : le Client a consenti au traitement de ses données personnelles pour certaines finalités, (telles que, analyses, statistiques, enquêtes, amélioration de la performance du Site Web, amélioration de l’expérience utilisateur).

  • Gestion de l’exercice des droits des Clients (droit d’être informé, droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement, droit à la limitation, droit à la portabilité, droit d’opposition)  

  • Obligation légale : TWO NOTES est tenue d’informer et de permettre aux Clients d’exercer leurs droits.

  • Contrôler, améliorer et sécuriser le Site Web

  • Intérêt légitime : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par TWO NOTES, à savoir maintenir la sécurité du Site Web, assurer sa protection contre les fraudes et cyber-attaques et améliorer l’expérience utilisateur en ligne.

  • Comptes de réseaux sociaux

  • Intérêt légitime : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par TWO NOTES, à savoir améliorer la qualité des produits et services proposés, interagir avec les Clients, évaluer la satisfaction des Clients et promouvoir l’activité de l’entreprise.

Destinataire des données à caractère personnel :

Les données à caractère personnel sont traitées exclusivement, dans les limites de leurs attributions respectives, (i) par les services internes de TWO NOTES, et en particulier ses services clients et communication, (ii) par ses prestataires externes dont notamment les prestataires informatiques (par exemple : hébergeur), prestataires bancaires et comptables (par exemple: banque, expert-comptable), les prestataires juridiques (par exemple : avocats, conseillers juridiques), (iii) ainsi que les sociétés partenaires ou sous-traitants (par exemple : société de transport). 

Ces prestataires sont susceptibles de devoir contacter les Clients directement à partir des coordonnées communiquées par TWO NOTES. TWO NOTES exige de ses prestataires d’utiliser les données à caractère personnel des Clients exclusivement pour exécuter et gérer les services commandés par les Clients, conformément aux lois et à la réglementation européenne applicables. 

TWO NOTES se réserve le droit, après autorisation expresse du Client, d’utiliser directement ou indirectement, les données à caractère personnel collectées à des fins de prospection commerciale. 

Sous réserve des transferts mentionnés ci-avant, les données à caractère personnel des Clients ne sont pas vendues, échangées, transférées ou transmises à des tiers. Cependant, TWO NOTES peut être contrainte de devoir divulguer ou partager les données à caractère personnel des Clients afin de se conformer à une obligation légale ou à une requête émanant d’une autorité officielle. 

Dans l’hypothèse où TWO NOTES serait impliquée dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs ou procédure de redressement judiciaire, TWO NOTES pourra être amenée à céder ou partager tout ou partie de ses actifs, y compris les données à caractère personnel des Clients. Le cas échéant, les données à caractère personnel des Clients seront traitées par l’acquéreur, en tant que nouveau responsable de traitement, et sa politique de confidentialité encadrera le traitement des données à caractère personnel des Clients.

Conservation des données à caractère personnel :

TWO NOTES conserve les données à caractère personnel uniquement le temps nécessaire pour fournir aux Clients les produits et services commandés ou se conformer aux obligations commerciales et légales. 

Pour déterminer la durée de conservation des données à caractère personnel des Clients, TWO NOTES prend en considération plusieurs critères pour s’assurer de ne pas conserver les données plus longtemps que ce qui est nécessaire ou utile. Ces critères sont notamment :

  • La finalité pour laquelle TWO NOTES détient les données à caractère personnel des Clients ; 
  • Les obligations légales et réglementaires de TWO NOTES relatives aux données personnelles, par exemple toute obligation d’archivage comptable ; 
  • Le suivi de la relation client entre TWO NOTES et le Client, par exemple, l’activité du Client sur son compte personnel, l’abonnement aux messages de prospection commerciale, la navigation régulière sur le Site Web ou les achats sur le Site Web ; 
  • L’intérêt du Client pour les produits et services proposés par TWO NOTES, par exemple, le Client n’ouvre pas les emails envoyés par TWO NOTES, ne navigue plus sur le Site Web, ou n’interagît plus avec les contenus publiés sur les comptes de réseaux sociaux TWO NOTES ; 
  • Toute demande des Clients concernant la suppression de leurs données à caractère personnel ; 
  • Les intérêts légitimes de TWO NOTES relativement à la gestion de ses droits, par exemple la défense de prétentions, ou pour des finalités statistiques.

En particulier, TWO NOTES conserve les données à caractère personnel pour les périodes suivantes :

  • Si le Client procède à l’achat de produits, TWO NOTES conserve les données à caractère personnel du Client pour la durée de la relation contractuelle. Étant précisé que, au-delà de cette durée, les données personnelles seront conservées pendant cinq (5) ans en cas de litige et les données comptables seront conservées pendant dix (10) ans conformément aux obligations légales de TWO NOTES ; 
  • Si le Client participe à une offre promotionnelle, TWO NOTES conserve les données à caractère personnel du Client pour la durée de l’offre promotionnelle ; 
  • Si le Client a consenti à recevoir des messages de prospection commerciale, TWO NOTES conserve les données à caractère personnel du Client jusqu’à : (i) la demande de désinscription du Client, (ii) après une période d’inactivité (lorsque le Client n’a pas interagi avec TWO NOTES pendant trois (3) ans) ;   
  • Si des Cookies sont placés sur l’ordinateur ou les équipements du Client, ils sont stockés aussi longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité recherchée (par exemple : pour la durée d’une session pour les Cookies de panier d’achat ou les Cookies ID de session) (voir ci-dessous).

Lorsque les données à caractère personnel des Clients ne sont plus utiles, elles sont supprimées des systèmes et des fichiers de TWO NOTES.

Sécurité et confidentialité des données :

TWO NOTES s’engage à conserver les données à caractère personnel des Clients de manière sécurisée et à prendre toutes les précautions nécessaires pour cela. TWO NOTES fait ses meilleurs efforts pour protéger les données à caractère personnel des Clients et utilise des protocoles et des mesures techniques de sécurité pour empêcher les accès non autorisés. Cependant, dans la mesure où aucune transmission d’information via le réseau Internet ne peut être entièrement sécurisée, TWO NOTES ne peut garantir la sécurité des données personnelles communiquées sur le Site Web. Toute communication est par conséquent aux risques personnels du Client.

Comptes de réseaux sociaux :

Le Site Web est susceptible de permettre au Client de diffuser du contenu sur les plateformes de réseaux sociaux. Le Client reconnaît que tout contenu diffusé sur les comptes de réseaux sociaux TWO NOTES est public, et le Client doit être prudent s’agissant de la diffusion de certaines de ses données à caractère personnel (par exemple : informations financières ou coordonnées). TWO NOTES n’est pas responsable des actions entreprises par des tiers si Client décide de publier des données personnelles sur un réseau social, et TWO NOTES recommande au Client de ne pas partager de telles informations.

Droits du Client :

Conformément aux articles 15 à 23 du RGPD, le Client dispose des droits suivants : le droit d’être informé, le droit d’accès, droit de rectification, le droit à l’effacement ou droit à l’oubli, le droit de s’opposer aux messages de prospection commerciale, le droit de retirer son consentement à tout traitement de ses données fondé sur son consentement, le droit de s’opposer aux traitements de ses données fondés sur l’intérêt légitime, le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité compétente, le droit à la portabilité de ses données, le droit à la limitation, et le droit d’accepter/refuser les Cookies. 

Le Client dispose également de la possibilité d’exercer un recours, relativement au traitement de données effectué par TWO NOTES, auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données : 

  • Pour la France : https://www.cnil.fr 
  • Pour les autres pays : se reporter à la documentation locale

Prise de décision automatisée :

La prise de décision automatisée désigne une décision prise à l’égard d’une personne, par le biais d’algorithmes appliqués à ses données personnelles, sans qu’aucun être humain n’intervienne dans le processus. TWO NOTES n’utilise pas de technologie permettant la prise de décision automatisée.

Transfert des données à caractère personnel hors de l’Union Européenne :

Les données à caractère personnel collectées ne sont pas transférées en dehors de l’Union Européenne. 

Les données à caractère personnel sont stockées au sein de l’Union Européenne dans des bases de données sécurisées appartenant à TWO NOTES et/ou à ses prestataires, et en particulier son hébergeur.

Cookies: 

TWO NOTES est susceptible d’utiliser des Cookies ou des technologies similaires lorsque le Client navigue sur le Site Web. Les Cookies sont de petits fichiers texte stockés dans les équipements électroniques du Client (ordinateur, tablette, smartphone), lorsque le Client navigue sur le réseau Internet, y compris sur le Site Web. 

Les Cookies peuvent permettre à TWO NOTES d’avoir accès à des données techniques ainsi qu’à des données relatives à la navigation du Client sur le Site Web, notamment : adresse IP du Client, informations de navigation, informations relatives à l’équipement utilisé, ID unique donné au Client lors de sa visite sur le Site Web, date d’expiration de l’ID, localisation, identifiants de connexion, vidéos regardées, pages/publicités/contenus consultés par le Client, durée de la visite, produits recherchés et/ou sélectionnés dans le panier. 

TWO NOTES recueille des données relatives à la navigation du Client sur le Site Web uniquement pour s’assurer du bon fonctionnement du Site Web ainsi que pour améliorer et personnaliser l’expérience  en ligne du Client. 

Les Cookies placés sur les équipements électroniques du Client sont les suivants : 

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